Druckkosten im Büro sparen? Wir sagen wie!

Ein papierloses Büro - ein Wunschtraum für praktisch jedes Unternehmen. Trotz immens schneller Digitalisierung ist der Verzicht auf einen Drucker nach wie vor unmöglich. Es werden Unmengen an Kosten in das Drucken von Dokumenten investiert, wobei ein Grossteil wieder entsorgt wird.

Als Privatperson liegt es nahe, einfach weniger zu drucken und so Kosten zu sparen. In einem Unternehmen wird dies jedoch schwieriger, da hier das Projekt im Vordergrund steht. Ausserdem wünschen nach wie vor viele Kunden schriftliche Unterlagen.

Papierverbrauch Schweiz

In der Schweiz hat der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier und Karton etwas abgenommen und lag im Jahr 2016 bei 188 Kilogramm pro Jahr. Im Jahr 2012 war dieser noch bei 204 Kilogramm pro Kopf. Zum Vergleich: der westeuropäische Pro-Kopf-Papierverbraucht liegt bei 158 Kilogramm. Der weltweite jährliche Durchschnitt beträgt 57 Kilogramm. In Afrika sind es 8 Kilogramm.

Nun was bedeutet das in Franken: Standardtextdrucke kosten durchschnittlich 1-4 Rappen pro Seite. Bei Farbdrucken sind es 20-60 Rappen die Seite. So ergibt dies in einem mittelständischen Unternehmen rasch mehrere 100 oder gar mehrere 1000 Franken pro Jahr pro Mitarbeiter.

Das Drucken in Unternehmen wird auch in Zukunft nicht vermeidbar sein. Mit einfachen Tricks können jedoch die Druckkosten gesenkt werden. Wir zeigen folgend wie.

1. Druckeinstellungen

Die Schriftart machts aus. Sie unterscheiden sich nicht nur in Grösse, Länge und Breite, sondern auch wie flächendeckend sie auf einer A4 Seite sind. Je nach Schriftart lassen sich die Druckkosten um bis zu 30% reduzieren.

Times New Roman ist eine der beliebtesten Schriftarten, da gut leserlich und so für Fliesstext geeignet ist. Sie ist jedoch nicht sehr sparsam was die Druckkosten angeht. Hingegen Schriftarten wie Garamond oder Century Gothic zeigen ein Einsparungspotential von bis zu 30% auf. Wobei erstere ebenso leserlich ist wie Times New Roman.

2. Sparmodus

Die neuen Druckgeräte verfügen praktisch alle über eine Sparmodus Option, welche es ermöglicht, die Druckkosten erheblich zu senken. Durch den Sparmodus werden weniger Punkte pro Buchstabe gedruckt und somit weniger Tinte aufgetragen. Weshalb es länger dauert, bis sich die Kartusche leert. Gerade bei Entwürfen, Notizen oder Probedrucken, welche letztendlich sowieso im Papierkorb landen, eignet sich diese Option optimal.

Der Sparmodus hat jedoch nichts mit dem Graustufen-Druck zu tun und spart leider auch keinerlei Kosten ein. Eher im Gegenteil: Grautöne entstehen durch die Überlagerung aller Farbtöne und sind somit kostspielig.

3. Papier

Wer am Druckerpapier spart, erhöht die Druckkosten. Denn billiges Papier hat oftmals eine hohe Saugkraft was zu einem erhöhten Tonerverbrauch führt und letztendlich die Firmenkasse dort belastet, wo gespart werden will.

Deshalb ist es empfehlenswert, qualitativ hochwertigeres Papier zu verwenden. Am besten und der Umwelt zu liebe natürlich gleich noch FSC-zertifizierte Produkte.

4. beidseitiger Druck

Alle neueren Druckermodelle verfügen über diese Option, durch welche der beidseitige Druck ohne manuelle Einstellungen einfach möglich ist und die Papierkosten erheblich senken lässt.

Ist diese Option nicht verfügbar, besteht die Möglichkeit den Drucker mit zusätzlichen Programmen zu ergänzen, welche nach der Bestätigung des Druckbefehls zum Einsatz kommen.

5. Standby-Modus

Wie oft wird wirklich in Ihrem Unternehmen gedruckt? Wird über einen längeren Zeitraum nicht gedruckt, wie zum Beispiel über Nacht, schalten Sie den Drucker komplett aus und lassen Sie ihn nicht im stromfressenden Standby-Modus verharren.

6. drucken: Ja? Nein?

Oft werden Dokumente aus Gewohnheit ausgedruckt, um Notizen zu vermerken oder es in Ruhe durchzulesen. Aber ist dies wirklich notwendig?

Es gibt ganz klar Fälle, in welchen ein Ausdruck durchaus sinnvoll ist. Man sollte sich jedoch vor jedem Ausdruck genau überlegen, ob dieser im Anschluss gleich wieder im Papierkorb landen wird oder nicht. Aus diesem Grund macht der Hinweis «Think before you print», welcher oftmals unterhalb der Mails steht, Sinn.

Oftmals muss auch nicht immer die ganze Seite ausgedruckt werden, da nur Ausschnitte des Dokuments benötigt werden. So kann der Druck ganz einfach auf den Teilbereich reduziert werden.